Evenement organiseren
Evenement organiseren? Gebruik dan deze interessante tips.
Evenementplanning is ongelooflijk stressvol voor zelfs de meest doorgewinterde profs. Er zijn nooit genoeg uren in de dag, en er gaat altijd iets mis. Alles wat je kunt doen om efficiënter te zijn, zorgt voor een beter evenement en een minder stressvol leven.
We hebben 15 event-coördinatietips van de experts om u te helpen voorkomen dat dingen door de mazen van het net glippen.
Bekijk deze deskundige event-planningstips om er zeker van te zijn dat er niets door de scheuren heen glipt.
Evenement organiseren met een sterke raadgever
Evenement organiseren tip #1: Organiseer uw tijd en uw werkruimte
Het creëren van efficiënte werkgewoontes legt de basis voor een productieve evenementenorganisatie. Structureer uw dagen, systematiseer uw workflow, ontruim uw bureau en maak tijd voor pauzes. Zelfs een pauze van 15 seconden van uw computerscherm kan vermoeidheid verminderen!
Probeer bij het uitstippelen van uw dag een buffer achter te laten voor het onverwachte dat zich voordoet. Bijna de helft van de organisatoren (44%) zegt dat de grootste belemmering voor de productiviteit bestaat uit last-minute verzoeken.
Evenement organiseren tip #2: Stel duidelijke en haalbare doelen
Evenementplanning is ongelooflijk stressvol voor zelfs de meest doorgewinterde profs. Er zijn nooit genoeg uren in de dag, en er gaat altijd iets mis. Alles wat je kunt doen om efficiënter te zijn, zorgt voor een beter evenement en een minder stressvol leven.
We hebben 15 event-coördinatietips van de experts om u te helpen voorkomen dat dingen door de mazen van het net glippen.
Evenement organiseren tip #3: Houd je aan een budget
“Ik hou van spreadsheets!” zei geen enkele organisator van een evenement ooit. Toch is het creëren van een budget – en het vasthouden aan het budget – cruciaal om niet in het rood te glippen.
Gebruik de technologie die tot uw beschikking staat om de activiteiten die het hoogste rendement opleveren aan te scherpen. Advertentie-apps zoals ToneDen voeren automatisch A/B-tests uit, zodat u weet welke van uw advertenties tot daadwerkelijke verkoop leiden.
Evenement organiseren tip #4: Kies een betrouwbare locatie
De locatie van uw evenement kan uw stressniveau verhogen of verlagen. U bent misschien op zoek naar een niet-traditionele locatie die een ongewone ervaring zal creëren. Maar u wilt ook een locatie die veilig, betrouwbaar en gemakkelijk te gebruiken is en die voldoet aan de ADA-normen.
Locaties die dingen bieden zoals zitplaatsen, catering en verlichting nemen de last van uw to-do lijstje. Maar hoe zit het met Wi-Fi? Onsite IT? Alle andere technologische voordelen die een toekomstige locatie biedt, zullen uw planning alleen maar vereenvoudigen.
Evenementencoördinator tip #5: Handel in gedetailleerde contracten
Hoe meer informatie uw eerste contract bevat, hoe kleiner de kans op misverstanden en manipulatie. Dit geldt zowel voor de contracten die u aanmaakt als voor de contracten die u van partners beoordeelt. Het lijkt misschien vervelend om de kleine lettertjes van tevoren te lezen, maar het kan u op de lange termijn uren en hoofdpijn besparen.
Evenement organiseren tip #6: Minimaliseer last-minute wijzigingen
Om een evenement te orkestreren, moet je werken met veel stakeholders, sponsors, consultants en talent. Stel bij elk van hen de verwachtingen voorop, zodat er een grens is voor eventuele veranderingen.
Zorg er bijvoorbeeld voor dat u met leveranciers duidelijk maakt dat ze na een bepaalde datum niet meer kunnen terugkomen. Het instituut boetes voor artiesten, sprekers en ander talent als ze zich afmelden. Je kunt last-minute wijzigingen niet helemaal vermijden, maar je kunt ze zeker ontmoedigen.
Evenementencoördinator tip #7: Maak een map of lijst van “vijf-minuten taken”.
Dit zijn taken die je kunt uitvoeren wanneer je een vrije tijd hebt. Als je een plek hebt om deze snelle taken op te slaan, hoef je je geen zorgen te maken terwijl je je op grotere dingen concentreert.
Evenement organiseren tip #8: Check ticketing uit je lijstje
Ticketing en registratie mag geen extra last zijn. Sterker nog, je ticketing partner moet je actief helpen om met minder moeite tickets te verkopen.
Kies een partner die je helpt om je evenementen op ontdekkingssites over het web te verspreiden en verkoop tickets direct vanaf die sites. Gebruik vervolgens de technologie-integraties van je platform – zoals je CRM- of e-mailmarketingplatform – om evenementen met minder moeite te promoten, te orkestreren en er voordeel uit te halen.
Evenement organiseren tip #9: Laat deelnemers het woord voor u verspreiden
Het mooie van social media is dat het uw marketing voor u doet, als u dat toestaat. Of beter gezegd, als u het toestaat.
Het is niet genoeg om alleen maar social media-accounts te hebben. U moet consistente merkberichten maken, strategisch posten en elk sociale-mediaplatform gebruiken zoals het bedoeld is. Het maakt niet uit of u besluit om meer te investeren in de live streaming van Facebook, de prachtige foto’s van Instagram of de gesprekken op Twitter, u wilt aangepaste hashtags gebruiken voor uw evenement op elk platform.
Evenement organiseren tip #10: Sluit uw marketingplatforms aan
Als je de sociale media eenmaal op gang hebt gebracht, automatiseer je het zo veel mogelijk. Een publishing aggregator zoals Hootsuite stelt u in staat om berichten op voorhand te plannen over de verschillende platforms heen.
Maak gebruik van de analysemogelijkheden van uw tool om te controleren hoe het met uw campagnes gaat, zodat u tweaks en aanpassingen kunt doorvoeren. De sleutel tot sociale media is het vinden van een goede balans tussen hands-on en handsfree.
alles wat je kunt…
Doe je steeds weer dezelfde taak? Misschien wilt u dit dan proberen (IFTTT) om het te automatiseren.
Bijvoorbeeld, bent u altijd tweeten berichten uit uw blog handmatig? U kunt daar een recept voor instellen. Maak je een spreadsheet van je nieuwe volgers? U kunt ze zo instellen dat ze het automatisch doen. Wil je foto’s van je evenement toevoegen aan Facebook? IFTTT maakt het mogelijk zonder dat je er nog eens over hoeft na te denken.
Je kunt ook je event- en verkoopgegevens synchroniseren door je ticketingtechnologie te integreren met Salesforce. Integraties zoals deze helpen om dingen te automatiseren die niet elke dag op je to-do lijstje hoeven te staan.
Evenementencoördinator tip #12: Maak data je vriend(in)
Gegevens kunnen de onzekerheid uit uw marketing-, verkoop- en operationele inspanningen halen. Wanneer u de cijfers heeft om uw besluitvorming te onderbouwen, bent u veel minder tijd kwijt aan het maken van keuzes.
Toegang tot de ROI van uw marketingcampagnes helpt u de uitgaven te rechtvaardigen. En als je precies weet via welke kanalen je kaartkopers komen, kun je je technologische inspanningen op de plaatsen die tellen, een boost geven.
Het hebben en gebruiken van robuuste data geeft u onderhandelingskracht en laat u het effect van al uw beslissingen analyseren, zodat u kunt blijven fine-tunen.
Evenement organiseren tip #13: Wees klaar voor alles om tegenspoed van de aanwezigen te voorkomen
Of het nu gaat om een kleine snafu of een grote grote calamiteit, zorg ervoor dat je een noodplan hebt om tegenspoed van de aanwezigen te voorkomen. Onredelijk weer, een lokaal verkeersongeluk, kapotte technologie – al deze dingen kunnen een gebeurtenis doen ontsporen.
Zorg voor een tactisch plan voor alles wat mis kan gaan, want er zal iets misgaan. En heb zeker een verzekering. De meeste organisatoren van evenementen hebben minstens 1 miljoen dollar aan aansprakelijkheidsverzekering bij zich, nog meer voor een groter evenement.
Evenement organiseren tip #14: Vraag om feedback
Mis geen kans om uw volgende evenement nog beter te maken. Zodra uw evenement voorbij is, stuur dan een enquête naar alle aanwezigen. De antwoorden zullen u helpen om te bepalen welke inspanningen u volgend jaar het meeste rendement opleveren.
Om er zeker van te zijn dat ze de enquête daadwerkelijk lezen en indienen, stuur ze dan snel op en bied een incentive aan. De beste manier om de enquête te versturen is binnen 24 uur na uw evenement.
Evenement organiseren tip #15: Hebben een einde van de dag ritueel
Evenementenplanning kan aanvoelen als een 24/7 baan. Daarom is het belangrijk om een harde stop in de dagindeling op te nemen en de tijd in te plannen om te decomprimeren. Door voor jezelf te zorgen, heb je genoeg energie en focus om voor al het andere te zorgen. U zult ook beter uitgerust zijn om uw vooruitgang nauwkeurig in te schatten en uw prioriteitsproces te verfijnen.
Je moet vanaf het begin de juiste processen en technologieën hebben. Voor nog meer tips over hoe u uw volgende evenement kunt ontstressen, kunt u deze gratis checklist voor het evenement downloaden.
Aanbevolen
Een Ballonvaart boeken bij C-Air is steeds een belevenis. Bij C-Air Ballonvaarten zijn ze gespecialiseerd in ballonvluchten en vliegen ze veelvuldig boven Vlaanderen, Wallonië of Luxenburg. Een unieke belevenis met een fenomenaal uitzicht. Ballonvaren is een van de meest opwindende ervaringen die men kan hebben tijdens zijn leven. Zoals eerder op deze website vermeld, gaat het bij deze ervaring om een heteluchtballon. C-Air ballonvaart biedt een breed scala aan verschillende luchtballonvaarten met verschillende prijzen, afhankelijk van het tijdstip van de dag.
Contacteer ons voor meer info over een Ballonvlucht.
C-AIR Ballonvaart – David Spildooren
Prinses Marie-Joséstraat 5
9100 Sint-Niklaas
info@cair-ballonvaart.be
0498/12.16.41